I. Общие положения
1.1. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596).
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Муниципального казенного учреждения «Архив г. Ачинска» (далее – Архив) под контролем работника архива.
1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. На основании Порядка Архив может разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале Архива с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.
II. Порядок оформления пропуска пользователя
в читальный зал
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал по предварительной записи на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.
2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение к Порядку), в которой указывает:
— фамилию[*];
— имя[*];
— отчество (при наличии)[*];
— дату рождения[*];
— гражданство[*];
— место работы (учебы) и должность (при наличии);
— образование, ученое звание и ученую степень (при наличии);
— основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);
— тему, хронологические рамки исследования[*];
— цель работы;
— адрес регистрации по месту жительства (пребывания)[*];
— адрес фактического проживания[*];
— номер контактного телефона (при наличии);
— адрес электронной почты (при наличии);
— вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ[*];
— фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица[**].
Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.
Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.
Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.
2.3. Анкета пользователя и сопровождающего его лица заполняется один раз в год и является пропуском в читальный зал в течение одного производственного года. При каждом посещении читального зала пользователь заполняет заявление либо предоставляет письмо, направившего его органа или организации.
III. Доступ пользователя к делам, документам,
справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям
3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации[1].
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:
3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
— является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
— является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
— является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
— имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.
3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:
— наличия копий фонда пользования (за исключением выдачи, предусмотренной правилами[1.1]);
— выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем;
— выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;
— экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;
— выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем.
3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.4, 4.2.5, 4.2.8, 4.2.11, 4.2.16 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.
IV. Права и обязанности пользователя
4.1. Пользователь вправе:
4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.
4.1.2. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом.
4.1.3. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания[2].
Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях[3].
4.1.4. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам.
4.1.5. Заказывать в читальном зале или с использованием электронной почты дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.
4.1.6. Заказывать единовременно в течение рабочего дня (с 8.00 до 12.00 часов) и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные – не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:
— до 20 дел общим объемом не более 1000 листов (либо одно дело объемом более 1000 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 300 листов (либо одно дело объемом более 300 листов) документов личного происхождения;
— до 2 дел общим объемом не более 200 листов (либо одно дело объемом более 200 листов) документов ограниченного доступа, частично рассекреченных;
4.1.7. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 10 рабочих дней (с 8.00 до 12.00 часов), подлинники особо ценных дел, документов в течение 5 рабочих дней (с 8.00 до 12.00 часов), дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченных в течение 1 рабочего дня (с 8.00 до 12.00 часов).
4.1.8. Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1000 листов (либо одно дело объемом более 1000 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 300 листов (либо одно дело объемом более 300 листов) документов личного происхождения.
Иметь в пользовании одновременно до 2 дел общим объемом не более 200 листов (либо одно дело объемом более 200 листов) документов ограниченного доступа, частично рассекреченных.
4.1.9. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.
4.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.1.11. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива.
4.1.12. Заказывать либо изготавливать самостоятельно собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 10 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня (с 8.00 до 12.00 часов) при соблюдении требований подпунктов 4.2.18 – 4.2.22 Порядка.
4.1.13. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления.
4.1.14. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.2 Порядка.
4.1.15. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.
4.1.16. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.
4.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Пользователь обязан:
4.2.1. Соблюдать Порядок и разработанные на его основе локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов.
4.2.2. Вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 4.1.13 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200х300 мм.
4.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
4.2.4. Соблюдать графикработы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.
4.2.5. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.2.6. Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.2.7. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
4.2.8. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:
— не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;
— не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;
— не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;
— не вкладывать в дела, документы посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;
— не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале;
— не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;
— не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);
— не брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);
— не делать пометы на карточках при использовании каталогов;
— не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;
— не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.
4.2.9. Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы.
4.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
4.2.11. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.
4.2.12. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале.
4.2.13. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.
4.2.14. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.
4.2.15. Сообщать в архив об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала архива.
4.2.16. Выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб архива.
4.2.17. Предъявлять сотруднику архива по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.13 Порядка.
4.2.18. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий.
4.2.19. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством указывать в заявлении основание копируемых документов (номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа).
4.2.20. Производить самостоятельное копирование собственным техническим средством документов, печатных изданий в специально отведенном архивом для этих целей месте, в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.
4.2.21. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.
4.2.22. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:
— имеющих копии фонда пользования;
— отнесенных к категории особо ценных;
— признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии[4];
— с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.
4.2.23. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.
4.2.24. Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.
Приложение к Порядку,
утвержденному приказом директора МКУ «Архив г. Ачинска
от _____________ № _______
Муниципальное казенное учреждение «Архив города Ачинска»
Дело пользователя № _______
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1. Фамилия ___________________________________________________________________
2. Имя _______________________________________________________________________
3. Отчество (при наличии) ______________________________________________________
4. Дата рождения ______________________________________________________________
5. Гражданство ________________________________________________________________
6. Место работы (учебы) и должность (при наличии) ________________________________
_____________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и адрес электронной почты, телефон)
7. Образование, ученое звание, ученая степень (при наличии) ________________________
8. Основание для проведения исследования ________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
9. Тема, хронологические рамки _________________________________________________
_____________________________________________________________________________
10. Цель работы ________________________________________________________________
11. Адрес регистрации по месту жительства (пребывания) ___________________________
_____________________________________________________________________________
12. Адрес фактического проживания ______________________________________________
_____________________________________________________________________________
13. Номер контактного телефона (при наличии) ____________________________________
14. Адрес электронной почты (при наличии) _______________________________________
15. Вид, серия, номер и дата документа, удостоверяющего личность, а также орган,
выдавший документ ____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
16. Фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица ____________________
_____________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение
Я, __________________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии))
ознакомлен с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 № 143, и обязуюсь его выполнять.
Я согласен на обработку моих персональных данных, указанных в анкете, посредством внесения в информационную базу данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»[5].
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
«___» _____________ 20__ г. ________________________
подпись
_______________________ ________________ _____________________
должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи
«___» _____________ 20__ г.
[*] Обязательно для заполнения.
[**] Обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом.
[1] Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596).
[1.1] Глава XIV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 марта 2020 г., регистрационный № 58396).
[2] Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации 2016, № 26, ст. 4034).
[3] Подпункты 1, 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации 2016, № 26, ст. 4034).
[4] Приказ Федерального архивного агентства от 25 июня 2020 г. № 75 «Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии» (зарегистрирован Минюстом России 4 августа 2020 г., регистрационный № 59164).
[5] Собрание законодательства Российской Федерации 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173, 4196; № 49, ст. 6409; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651; № 30, ст. 4038; № 51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927; № 30, ст. 4217, ст. 4243; 2016, № 27, ст. 4164; 2017, № 9, ст. 1276, № 31, ст. 4772.
Опубликовано: 11.11.2017, последнее изменение: 23.09.2021
—